使用智能文件交換柜的過程中先通過指紋簽收方式對卷宗流轉(zhuǎn)每個環(huán)節(jié)、過程進行詳細記錄，能夠?qū)崟r反映出卷宗的送交人、接收人、交接時間、卷宗所處位置等情況，強化卷宗在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理。

       同時實現(xiàn)了案卷登記、出柜、入柜、移交、歸檔等管理環(huán)節(jié)的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)和實時監(jiān)控，避免案卷遺失、被盜等問題發(fā)生。

       如果是借閱卷宗，只需到智能文件交換柜屏幕查找到卷宗相應(yīng)的柜號，然后用指紋開柜取卷宗。系統(tǒng)自動記錄何時何人取閱卷宗，既省去登記簽字的過程，又避免卷宗去向不明情況。     如果是對案卷入柜時間太長，需要及時查證及案卷出柜超出設(shè)定時間未及時歸還的，自動實時向主辦人員手機發(fā)送，防止出現(xiàn)“抽屜卷”“車內(nèi)卷”現(xiàn)象，督促工作人員的提高辦案效率。

       對行政案件辦案期限屆滿前尚未結(jié)案的工作，智能文件交換柜會自動向工作人員發(fā)送信息，防止案件超期。從受理登記到結(jié)案歸檔實現(xiàn)流程化、閉環(huán)式、智能化、規(guī)范化全程管理，堵塞執(zhí)法漏洞、補齊執(zhí)法短板，促進執(zhí)法規(guī)范化建設(shè)提檔升級。