隨著企事業(yè)、公檢法單位的發(fā)展，各種信息檔案資料及裝備數(shù)量逐日增多，裝備的種類日趨多樣化，裝備存儲出現(xiàn)迅速膨脹；而傳統(tǒng)的管理方式與技術(shù)手段所導(dǎo)致的問題也是日益明顯，從而致使智能柜行業(yè)的信息化管理已經(jīng)不能滿足實際需要。鑒于目前智能柜管理存在的種種現(xiàn)狀，智能文件交換柜 的出現(xiàn)將解決這一現(xiàn)狀，并后迅速發(fā)展。

通過智能技術(shù)簽收方式對裝備和鑰匙流轉(zhuǎn)每個環(huán)節(jié)、過程進行詳細(xì)記錄，能夠?qū)崟r反映出裝備及鑰匙的送交人、接收人、交接時間、所處位置等情況，強化裝備和鑰匙在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理。實現(xiàn)了登記、出柜、入柜、移交、歸檔等管理環(huán)節(jié)的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)和實時監(jiān)控，避免鑰匙遺失、被盜等問題發(fā)生。

取文件或者是存儲只需到智能柜屏幕查找到相應(yīng)的柜號，然后用系統(tǒng)智能文件交換柜取卷宗。系統(tǒng)自動記錄何時何人拿取，既省去登記簽字的過程，又避免去向不明情況。對入柜時間太長，需要及時查證及出柜超出設(shè)定時間未及時歸還的，自動實時向主辦人員手機發(fā)送，防止出現(xiàn) “抽屜卷”“車內(nèi)卷”現(xiàn)象，督促工作人員的提高辦案效率。

對調(diào)用而長時間為調(diào)回的裝備，智能文件交換柜會自動向相關(guān)人員發(fā)送信息，防止超期。從受理登記到用完歸檔實現(xiàn)流程化、閉環(huán)式、智能化、規(guī)范化全程管理，堵塞執(zhí)法漏洞、補齊執(zhí)法短板，促進執(zhí)法規(guī)范化建設(shè)提檔升級。